Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

• Website-Besucherinnen und -Besucher — Personen, die flatpex.ch oder verwandte öffentliche Seiten aufrufen, eine Demo buchen oder den Vorschau-Zugang nutzen.
• Plattform-Nutzerinnen und -Nutzer — Mitarbeitende von Immobilienverwaltungen, Mieterinnen und Mieter, Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümer sowie freigeschaltete Dienstleisterinnen und Dienstleister.

2. Verantwortlichkeit

Es gibt zwei Rollen — je nachdem, um welche Daten es geht:

• Website, Demo-Buchung und Vorschau-Zugang: Verantwortlich ist die AgapeX GmbH, Hardstrasse 14, CH-9548 Matzingen, Schweiz. E-Mail: info@agapex.ch. Telefon: +41 52 511 41 17.
• Mieter-, Liegenschafts- und Vorgangsdaten in der App: Verantwortlich ist die jeweilige Immobilienverwaltung, die FlatpeX nutzt. Die AgapeX GmbH handelt dabei als technischer Auftragsbearbeiter — also nur im Auftrag und nach Weisung der Verwaltung.

Soweit anwendbar gelten das Schweizer Datenschutzgesetz und die europäische Datenschutz-Grundverordnung. Mit jeder Verwaltung besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag; er ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

3. Kategorien der Personendaten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten anfallen:

• Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Telefonnummer.
• Liegenschaftsdaten: Informationen zu Verträgen, Dokumenten und Abrechnungen.
• Kommunikationsdaten: Ticket-Inhalte, Chat-Nachrichten, E-Mails, hochgeladene Dateien und Fotos; bei Telefon-Funktionen auch Anrufmetadaten und Sprachaufzeichnungen.
• Systemdaten: Internet-Adresse, Browser-Angaben, Protokolldateien für Sicherheit und Fehlerbehebung.
• Vorschau-Zugang: Benutzername (nicht das Passwort), Erfolg oder Misserfolg der Anmeldung, Internet-Adresse, ungefährer Ort und Browser-Angaben.

4. Demo-Buchung über Calendly

Wenn Sie über unsere Website eine Demo buchen, werden Sie zu Calendly weitergeleitet. Name, E-Mail-Adresse und Terminangaben werden dort verarbeitet. Calendly ist ein Dienst mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Für die Verarbeitung auf Calendly gelten die Hinweise von Calendly. AgapeX erhält die Buchungsangaben, soweit Calendly sie an uns übermittelt, um die Demo zu organisieren.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Cookies zu Werbezwecken und kein Web-Analyse-Tracking ein. Verwendet werden technisch nötige Speichereinträge:

• Anmeldung: Sitzungsdaten, damit Sie eingeloggt bleiben.
• Vorschau-Zugang: ein Cookie, das den Zugang zur Vorschau-Website für begrenzte Zeit speichert.
• Sprachwahl der Website: damit die gewählte Sprache gespeichert bleibt.
• Darstellung: Hell- oder Dunkelmodus und einzelne Oberflächen-Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Geräts.

Schriftarten werden von unserer eigenen Website ausgeliefert. Beim Seitenaufruf findet dafür kein Abruf bei Google statt.

6. Speicherung und Empfänger

Datenbank und Dateispeicher der Plattform befinden sich in der Region Zürich (Supabase, Region eu-central-2). Der Anwendungsserver, der die Daten für die Anzeige aufbereitet, wird bei Hetzner in Nürnberg (Deutschland) betrieben und liegt damit im Europäischen Wirtschaftsraum. Beide Orte sind Bearbeitungsorte im Sinne des Datenschutzrechts.

Für einzelne Funktionen setzen wir sorgfältig ausgewählte Unterauftragsbearbeiter ein. Die wichtigsten sind:

• Supabase: Datenbank, Dateispeicher und Benutzerverwaltung — Bearbeitung in der Region Zürich. Die Anbieterin hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten; Support- und Betriebszugriffe von dort sind durch Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Hetzner (Deutschland): Betrieb des Anwendungsservers in Nürnberg.
• Mistral (Europäische Union): optionale KI-Funktionen (Assistent, Analyse, Dokumentenverarbeitung), soweit aktiviert.
• Nylas (Europäische Union): E-Mail-Versand und Postfach-Anbindung der Verwaltung.
• Pingen (Schweiz): physischer Briefversand, soweit genutzt.
• ElevenLabs und Twilio: Telefonie und Sprachdienste, soweit aktiviert (Verarbeitung kann auch ausserhalb der Schweiz bzw. der Europäischen Union stattfinden).
• Skribble (Schweiz): elektronische Signatur, soweit genutzt.
• Expo (Vereinigte Staaten): Push-Nachrichten der Mobile-Apps.
• OpenStreetMap und geo.admin.ch (Schweiz): Karten und Geodaten in der App.
• Calendly (Vereinigte Staaten): Demo-Termine (siehe Abschnitt 4).

Mit den eingesetzten Unterauftragsbearbeitern bestehen bzw. werden entsprechende Verträge zur Auftragsbearbeitung geschlossen. Findet eine Verarbeitung ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt, werden die gesetzlich erforderlichen Garantien sichergestellt (zum Beispiel Standardvertragsklauseln). Die vollständige und jeweils aktuelle Liste mit Zweck und Bearbeitungsort steht im Sub-Prozessoren-Verzeichnis.

8. E-Mail und Kommunikation

• System- und Meldekanal: Versand von Benachrichtigungen sowie optionaler Empfang neuer Meldungen an eine Meldeadresse.
• Postfach-Anbindung: Verbindung des E-Mail-Postfachs der Verwaltung zur Bearbeitung in FlatpeX, soweit eingerichtet.
• Authentifizierung: Einladungs- und Anmelde-E-Mails über die Plattform-Infrastruktur von AgapeX.

9. Mobile Apps

Für Bewohnerinnen und Bewohner sowie für Mitarbeitende der Verwaltung gibt es eigene Apps. Sie greifen auf dieselben Daten zu wie das Web-Portal. Zusätzlich gilt:

• Geräteberechtigungen: Kamera und Fotos für Aufnahmen zu Meldungen, Zählerständen und Abnahmen, Mikrofon für die Spracheingabe. Sie erteilen diese Freigaben in den Einstellungen Ihres Geräts und können sie jederzeit entziehen.
• Spracheingabe: Diktierte Texte werden von der Spracherkennung Ihres Betriebssystems in Text umgewandelt. Dabei gelten die Datenschutzbestimmungen des Geräteherstellers (Apple bzw. Google). FlatpeX erhält nur den fertigen Text.
• Push-Nachrichten: Zustellung über den Dienst Expo (Vereinigte Staaten). Übermittelt werden eine Gerätekennung und der Inhalt der Benachrichtigung. Sie können Push-Nachrichten in den Geräteeinstellungen abschalten.
• Lokale Speicherung: Zur Nutzung ohne Verbindung werden Daten vorübergehend auf dem Gerät abgelegt und nach der Übertragung wieder entfernt. Anmeldedaten werden geschützt gespeichert; die Apps unterstützen die biometrische Entsperrung des Geräts.

Für den Bezug der Apps gelten zusätzlich die Bedingungen des jeweiligen App-Stores. Darauf hat AgapeX keinen Einfluss.

10. Rechtsgrundlagen

Je nach Vorgang stützen wir uns insbesondere auf:

• den Vertrag mit der Verwaltung bzw. die Vorbereitung eines Vertrags (zum Beispiel Demo),
• berechtigte Interessen am sicheren und stabilen Betrieb der Website und der Plattform,
• gesetzliche Pflichten,
• Ihre Einwilligung, soweit wir eine solche einholen.

Welche Grundlage im Einzelfall greift, hängt vom jeweiligen Vorgang ab.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gemäss anwendbarem Datenschutzrecht insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung der Daten (sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenherausgabe / Portabilität, soweit gesetzlich vorgesehen
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung, die wir auf berechtigte Interessen stützen — aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben
• Widerruf einer erteilten Einwilligung, jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung bleibt unberührt

Geht es um Mieter-, Liegenschafts- oder Vorgangsdaten in der App, richten Sie Anfragen bitte an Ihre Immobilienverwaltung. Die AgapeX GmbH ändert oder löscht solche Daten nicht eigenmächtig, sondern nach dokumentierter Weisung der Verwaltung. Wendet sich eine betroffene Person direkt an AgapeX, leiten wir das Ersuchen an die zuständige Verwaltung weiter.

Für Website-, Demo- und Vorschau-Daten können Sie sich an info@agapex.ch wenden.

Betroffene Personen können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.

12. Sicherheit und Aufbewahrung

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Massnahmen — darunter verschlüsselte Verbindungen, verschlüsselte Datenträger, Zugriffskontrolle auf Datenbankebene, strikte Mandantentrennung und protokollierte Administrationszugriffe. Die Massnahmen im Einzelnen stehen in Anhang B des Auftragsbearbeitungsvertrags.

Aufbewahrungsdauer

• Daten der Verwaltung in der Plattform: für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Die Verwaltung bestimmt innerhalb davon selbst, was sie löscht.
• Erledigte Vorgänge: werden nach 30 Tagen archiviert. Archivierung ist keine Löschung — die Daten bleiben für die Verwaltung einsehbar.
• Mitteilungen mit Ablaufdatum: werden nach Ablauf automatisch gelöscht, samt Anhängen.
• Sprachaufzeichnungen und Transkripte: bleiben gespeichert, bis die Verwaltung sie löscht — einzeln oder vollständig.
• Sicherungskopien: werden 7 Tage aufbewahrt und anschliessend gelöscht.
• Sicherheits- und Vorschau-Protokolle: nur so lange, wie es für Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Betrieb nötig ist.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses mit einer Verwaltung stehen 30 Tage für den Datenexport zur Verfügung. Danach werden die mandantenspezifischen Daten innert 90 Tagen gelöscht, einschliesslich vorhandener Sicherungskopien — soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Einzelheiten regeln die Ziffern 5.6 bis 5.8 der AGB.