Praxiswissen für die Verwaltung.
Wohnungsabnahme, Eigentümerversammlung und Meldungen. Die Beiträge beschreiben den Ablauf im Büro, auf Papier ebenso wie im Programm. Was im Einzelfall gilt, steht im Mietvertrag oder im Reglement.
Tagesgeschäft im Büro
Meldungen kommen per Telefon, per E-Mail und über die App. Damit nichts liegen bleibt, braucht es eine gemeinsame Ablage, in der das ganze Team den Bearbeitungsstand einsehen kann. Die Buchhaltung läuft in den meisten Büros in einem anderen Programm.
Verwaltungssoftware auswählen
Viele Verwaltungen rechnen im ERP und führen das Tagesgeschäft in einem zweiten Programm. Dieser Überblick zeigt, welche Fragen vor dem Entscheid zu klären sind.
Meldewege für die Mietpartei
Telefon, App oder Browser: Dieser Beitrag zeigt, welcher Meldeweg wann passt. Interne Notizen und Offerten erscheinen nicht in der App der Mietpartei.
Meldungen als Vorgang führen
Drei E-Mails zum gleichen Wasserschaden ergeben drei Verläufe. Ist der Vorgang der Liegenschaft zugeordnet, sieht das ganze Team, was bereits erledigt ist.
Wohnungsabnahme
Bei der Abnahme hält die Verwaltung fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wird: Mängel, Zählerstände, Schlüssel. Beide Seiten unterschreiben, und die Mietpartei nimmt eine Kopie mit.
Ablauf der Wohnungsabnahme
Bei der Abnahme hält die Verwaltung Zustand, Mängel, Zählerstände und Schlüssel fest. Die Mietpartei sollte die Kopie noch in der Wohnung erhalten.
Inhalt des Abnahmeprotokolls
Mindestinhalt des Protokolls, Abgrenzung zur Mängelrüge und das Vorgehen bei verweigerter Unterschrift. Was im Einzelfall gilt, steht im Mietvertrag.
Mängel und Zählerstände dokumentieren
Jeder Mangel braucht zwei Aufnahmen und eine Ortsangabe. Ins Protokoll kommt nur der Zählerstand, den die Verwaltung selbst geprüft hat.
Die Abnahme im Mieterwechsel
Kündigung, Abnahme, Instandstellung und Übergabe greifen ineinander. Vermarktung und Kautionsabrechnung laufen unabhängig davon.
Eigentümerversammlung
Von der Einladung bis zum Protokoll greift alles ineinander: Traktanden, Vollmachten, Quorum und Abstimmung. Die Regelungen der Gemeinschaft stehen im Reglement.
Eigentümerversammlung vorbereiten und protokollieren
Von der Einladung über die Traktanden bis zum Protokoll und zur Nachverfolgung der Beschlüsse: Dieser Beitrag führt durch den Jahresablauf. Geleitet wird die Versammlung weiterhin von der Verwaltung.
Einladung und Traktanden zur Eigentümerversammlung
Ort, Zeit, Traktanden, Beilagen und der Hinweis zur Vertretung gehören in die Einladung. Die Vorlaufzeit ergibt sich aus dem Reglement.
Abstimmungen in der Eigentümerversammlung erfassen
Stimmverhalten, Anteil und Ergebnis gehören nachvollziehbar ins Protokoll. Ob eine Stimmabgabe aus der Ferne zulässig ist, steht im Reglement.
Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Eine Vertretung ist möglich, soweit das Reglement sie zulässt. Der Ablauf gehört in die Einladung.
Quorum in der Eigentümerversammlung
Die Beschlussfähigkeit ergibt sich aus Anwesenheit und Stimmrechten. Die nötige Mehrheit für einen Beschluss ist eine zweite Frage.
KI im Büro
Sortieren, Tippen und Nachschlagen beanspruchen im Büro einen grossen Teil des Tages. Genau dort kann eine KI vorarbeiten. Nach draussen geht aber nur, was jemand aus dem Team gelesen und freigegeben hat.
KI in der Immobilienverwaltung
Der Beitrag zeigt, welche Arbeiten sich vorbereiten lassen, wo die Grenzen liegen und in welcher Reihenfolge eine Einführung sinnvoll ist.
Anrufe ausserhalb der Bürozeiten
Am nächsten Morgen sollen Zusammenfassung, Liegenschaft und Rückrufnummer vorliegen. Ein Auftrag an den Handwerker geht nicht ohne Freigabe hinaus.
Fragen zur Hausordnung beantworten
Antworten dürfen nur aus freigegebenen Dokumenten kommen, mit Angabe der Fundstelle. Ob das Reglement so gemeint ist, entscheidet ein Mensch.