Wiederkehrende Arbeit an Vorgängen automatisieren.
Sie bauen die Automatisierung im Builder oder beschreiben sie in einem Satz. Einmal aktiv, verschickt FlatpeX Bestätigungen und Erinnerungen von selbst — jeder Lauf steht im Protokoll.
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Ablauf beschreiben, Entwurf prüfen
Sie schreiben in einem Satz, was passieren soll. FlatpeX schlägt einen Workflow vor. Sie prüfen, passen an und speichern. Aktiv wird er erst danach.
Visueller Workflow-Builder
Kein Code: Sie reihen Schritte aneinander, setzen Bedingungen, speichern. Das Protokoll zeigt danach, welcher Workflow wann gelaufen ist.
Bausteine für eigene Abläufe
Über zwanzig Ereignisse und Zeitpläne lösen einen Workflow aus. Sie filtern nach Status, Liegenschaft, Alter, Priorität oder KI-Einschätzung — danach folgen die Schritte, die Sie brauchen.
Auslöser
Zum Beispiel neuer Vorgang, Statuswechsel, Zuweisung, Überfälligkeit, Einzug, Abnahme, Mitteilung. Dazu ein Zeitplan für wiederkehrende Prüfungen.
Bedingungen
Stunden oder Tage warten, Status erneut prüfen, dann den passenden Weg gehen.
Mails und Benachrichtigungen
An Bewohner, Team, Dienstleister oder eine freie Adresse. Texte mit Platzhaltern. Pro Schritt sofort, Freigabe oder Entwurf.
Status, Zuweisung, Checkliste
Status setzen, Dienstleister von der Liegenschaft, Checkliste anhängen, interne Notiz, Pinnwand-Mitteilung, Wiedervorlage.
KI-Schritt (optional)
Checkliste vorschlagen, einordnen oder Kurztext entwerfen. Dazu ein freier Hinweis an die FlatpeX-KI, wenn Sie etwas Besonderes wollen.
Fertige Standard-Benachrichtigungen
Fertige Mails für den Alltag. Text und Versandmodus passen Sie an. Die Struktur der Standard-Mails bleibt fest.
Eingangsbestätigung
Wenn ein neuer Vorgang entsteht.
Termin und Erledigt
Bei Statuswechsel auf geplant oder erledigt.
Dienstleister-Auftrag
Bei Zuweisung — oft zuerst als Entwurf.
Update an Bewohner
Wenn der Dienstleister den Auftrag angenommen hat.
Drei Beispiele aus dem Alltag
So starten viele Verwaltungen. Andere Fristen, Empfänger und Schritte bauen Sie aus denselben Bausteinen.
Nachfassen nach Wartezeit
Zum Beispiel 24 Stunden warten, Status prüfen, nur mailen wenn der Vorgang noch offen ist. Erledigte Fälle lösen keinen Alarm aus.
Mail erst nach Freigabe
Sie sehen Betreff und Text, passen an, bestätigen oder lehnen ab. Erst dann geht die Mail raus.
Checkliste bei Schaden
Nach der Analyse wählt ein KI-Schritt aus Ihren Vorlagen. Ohne Treffer bleibt die Checkliste weg. Den Hinweis an die FlatpeX-KI schreiben Sie selbst.
KI-generiertAlle im Feierabend — FlatpeX arbeitet weiter.
Erinnerungen, Bestätigungen und Folge-Schritte laufen auch ohne Anwesenheit — nach Ihren Regeln. Am nächsten Tag starten Sie mit Ausnahmen, nicht mit Nachholarbeit.
Dienstleister von der Liegenschaft
Zuweisung an den bevorzugten Fachbetrieb der Liegenschaft — ohne jedes Mal suchen.
Ausführungs-Protokoll
Jeder Lauf ist nachvollziehbar: welcher Ablauf, wann ausgelöst, was passiert ist.
Externe Systeme
Webhook an Ihr externes System — etwa Treuhand oder Buchhaltung.
Begrüssung bei Einzug
Willkommens-Mail, sobald ein neues Mietverhältnis erfasst wird — Vorlage oder eigener Ablauf.
Projekt aus Vorgang
Bei Bedarf ein Projekt aus dem Vorgang anlegen und verknüpfen.
FlatpeX führt nur aus, was Sie im Builder gespeichert und aktiviert haben. Die KI hilft beim Entwurf und bei einzelnen Schritten — sie ersetzt den Builder nicht.
Kurz geklärt.
Läuft dann alles von allein?
Nein. Sie bauen Regeln für wiederkehrende Schritte. Ausnahmen und der erste Versand bleiben bei Ihnen, solange Sie das so einstellen.
Was kann eine Regel tun?
Erinnern, zuweisen, eine Nachricht vorbereiten oder nach Ihrer Vorgabe auslösen. Jede Ausführung ist nachvollziehbar.
Kann ich Automatisierung später einschalten?
Ja. Viele starten mit Vorschlägen und Freigabe. Regeln kommen, wenn die Abläufe sitzen.
Weitere Module. Dieselbe Plattform.
Module, die dazu gehören.
Vorgangsmanagement
Jede Meldung wird ein Vorgang — Kategorie, Priorität und Antwort vorbereitet.
ModulKommunikation
Serienbriefe, Einschreiben und Nachrichten aus einer Hand.
ModulProjekte & Aufgaben
Bauprojekte, Wartungen und offene Arbeiten im Blick.
ModulApps
Bewohner und Verwalter melden und dokumentieren — auch ohne Netz.
Modul