Ratgeber / KI in der Immobilienverwaltung
KI in der Immobilienverwaltung
Eine KI spart dort Zeit, wo Text entsteht und wo sortiert wird. Nach draussen geht trotzdem nur, was jemand gelesen und freigegeben hat, und die Verantwortung bleibt im Büro.
Der Aufwand im Tagesgeschäft
Der Wasserschaden kommt per E-Mail, die Liftstörung per Telefon, die Frage zur Hausordnung aus der App. Jemand sortiert, tippt die Antwort, sucht das Reglement, legt den Fall ab und meldet sich zurück. In dieser Kette liegt der grösste Teil des täglichen Aufwands, und sie wiederholt sich bei jedem Personalwechsel, solange das Wissen nur im Postfach und im Gedächtnis Einzelner liegt.
Arbeiten, die sich vorbereiten lassen
Eine KI kann sortieren, zusammenfassen und formulieren. Für das, was bei der Mietpartei oder der Eigentümerschaft ankommt, trägt sie jedoch keine Verantwortung. Der Nutzen liegt deshalb in der Vorarbeit, und das Risiko beginnt dort, wo ein Entwurf ungelesen hinausgeht.
- Vorsortierte Meldungen nach Kategorie und Dringlichkeit, ähnliche Fälle einander zugeordnet
- Zusammenfassung eines Anrufs vor der Übernahme im Team
- Vorbereitete Antwortentwürfe
- Erkannte Mängel auf Fotos und vorgeschlagene Zählerstände
- Traktandenvorschläge aus den vorhandenen Unterlagen
- Antworten zu freigegebenen Dokumenten mit Angabe der Fundstelle
- Auswertungen aus den eigenen Fällen
Betriebsrisiken
Kritisch wird es, wenn ein Auftrag ohne Prüfung an den Handwerker geht, wenn ein Schreiben ohne Freigabe hinausgeht oder wenn ein ungelesenes Protokoll versandt wird. Ebenso heikel sind ein Chat, der sagt, was rechtlich gilt, Regeln, die im Hintergrund laufen, ohne dass das Team sie kennt, und Daten verschiedener Auftraggeber, die nicht getrennt gehalten werden. Diese Punkte gehören vor der Einführung geklärt und nicht danach.
Reihenfolge der Einführung
Die Einführung beginnt nicht mit allem gleichzeitig, sondern dort, wo heute am meisten sortiert und getippt wird. Meistens ist das die eingehende Meldung, danach der Anruf am Abend und schliesslich die wiederkehrenden Fragen zur Hausordnung. Versammlung und Abnahme folgen später, sobald die Meldungen einen festen Platz haben.
- Auswahl des Eingangswegs mit dem grössten Aufwand
- Festlegung, was die KI vorschlagen darf
- Festlegung der Schritte, die nur ein Mensch auslöst: Zuteilung, Versand und Abschluss
- Überprüfung nach zwei Wochen: weniger Rückfragen bei gleichbleibender Qualität
- Aufnahme des nächsten Ablaufs erst danach
Grenzen der KI
Eine KI bewirtschaftet nicht selbstständig und sagt nicht, was rechtlich gilt. Die Daten der Auftraggeber bleiben getrennt, und die Bewohnerschaft sieht nur, was in der App freigegeben ist.
Im Programm
FlatpeX im Ablauf
Ein Chat in einem privaten Konto kennt die Liegenschaften der Verwaltung nicht. In FlatpeX entstehen Entwurf und Vorgang in derselben Anwendung, und versendet wird erst nach Freigabe.
Häufige Fragen
Arbeitet die KI ohne Kontrolle?
Nein. Die KI liefert Entwürfe und Vorschläge, freigegeben und abgeschlossen wird im Team.
Womit soll eine Verwaltung anfangen?
Mit dem Eingangsweg, der heute am meisten Aufwand macht. Meistens ist das die eingehende Meldung, danach der Anruf am Abend.
Ist das vollautomatische Bewirtschaftung?
Nein. Die KI arbeitet vor, freigeben und verantworten muss die Person, die nach draussen zeichnet.
Weiter im Ratgeber
Fragen zur Hausordnung beantworten
Antworten dürfen nur aus freigegebenen Dokumenten kommen, mit Angabe der Fundstelle. Ob das Reglement so gemeint ist, entscheidet ein Mensch.
Anrufe ausserhalb der Bürozeiten
Am nächsten Morgen sollen Zusammenfassung, Liegenschaft und Rückrufnummer vorliegen. Ein Auftrag an den Handwerker geht nicht ohne Freigabe hinaus.
Meldungen als Vorgang führen
Drei E-Mails zum gleichen Wasserschaden ergeben drei Verläufe. Ist der Vorgang der Liegenschaft zugeordnet, sieht das ganze Team, was bereits erledigt ist.
KI-Assistent
Denselben Ablauf führt die Verwaltung in FlatpeX.