Ratgeber / Ablauf der Wohnungsabnahme
Ablauf der Wohnungsabnahme
Bei der Abnahme stellen beide Seiten gemeinsam fest, in welchem Zustand die Wohnung ist. Kommt es später zum Streit, ist das Protokoll massgebend und nicht die Erinnerung der Beteiligten. Ob die Erfassung auf Papier oder auf dem Tablet erfolgt, spielt dabei keine Rolle, solange Inhalt, Unterschriften und Kopie stimmen.
Der Ablauf vor Ort
Die Verwaltung geht Zimmer für Zimmer durch und hält Zustand, sichtbare Mängel, Zählerstände und Schlüssel fest. Ein Foto ersetzt eine lange Beschreibung, allerdings nur zusammen mit der Angabe von Raum und Ort des Mangels. Fehlt dieser Hinweis, lässt sich ein Jahr später nicht mehr feststellen, welche Schublade gemeint war. Am Schluss unterschreiben beide Seiten, und die Mietpartei nimmt die Kopie noch aus der Wohnung mit.
- Liegenschaft, Wohnung und Datum im Protokoll
- Namen der anwesenden Personen
- Zustand jedes einzelnen Raums
- Ortsangabe und Foto zu jedem Mangel
- Foto des Displays zu jedem Zählerstand
- Schlüssel und Badges nach Art und Anzahl
- Unterschrift beider Seiten oder Vermerk der Verweigerung
- Kopie für die Mietpartei
Erfassung ohne Empfang
In Treppenhaus und Keller ist der Empfang häufig schlecht. Eine Erfassung, die eine ständige Verbindung voraussetzt, fällt genau dort aus, wo Zähler und Nebenräume dokumentiert werden. Die Aufnahme muss deshalb auch offline funktionieren und später an das Büro übermittelt werden.
Abnutzung oder Schaden
Nicht jeder Kratzer geht zulasten der Mietpartei. Im Protokoll hält die Verwaltung zunächst nur fest, was sichtbar ist. Die Einordnung als normale Abnutzung oder als Schaden nimmt sie selbst vor, wo nötig mit jemandem, der den Schaden beurteilen kann. Massgebend sind der Mietvertrag und das anwendbare Recht.
Nach der Abnahme
Aus den offenen Mängeln entstehen Arbeiten mit einer zuständigen Person und einem Termin. Solange die Mietpartei keine Kopie erhalten hat, liegt das Protokoll nur bei der Verwaltung. Geht es zusätzlich in einer Sprache heraus, welche die Mietpartei versteht, sinkt die Zahl der Rückfragen deutlich.
Im Programm
FlatpeX im Ablauf
Mit der Verwalter-App erfasst das Team vor Ort, auch ohne Empfang, und sobald wieder eine Verbindung besteht, überträgt die App die Daten. Mängel auf Fotos und Zählerstände schlägt die KI vor, ins Protokoll kommt aber nur, was bestätigt wurde. Unterschrieben wird auf dem Gerät, und die Kopie geht noch im Haus heraus.
Häufige Fragen
Ist ein digitales Protokoll gültig?
Massgebend sind Inhalt, Unterschriften und Nachvollziehbarkeit, nicht das Medium. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht nötig.
Braucht die Abnahme eine Internetverbindung?
Nein. Die Erfassung erfolgt vor Ort, und der Abgleich mit dem Büro erfolgt, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Muss die Mietpartei eine Kopie erhalten?
Ja, am besten direkt nach der Unterschrift. Sonst liegt das Protokoll nur bei der Verwaltung.
Weiter im Ratgeber
Inhalt des Abnahmeprotokolls
Mindestinhalt des Protokolls, Abgrenzung zur Mängelrüge und das Vorgehen bei verweigerter Unterschrift. Was im Einzelfall gilt, steht im Mietvertrag.
Mängel und Zählerstände dokumentieren
Jeder Mangel braucht zwei Aufnahmen und eine Ortsangabe. Ins Protokoll kommt nur der Zählerstand, den die Verwaltung selbst geprüft hat.
Die Abnahme im Mieterwechsel
Kündigung, Abnahme, Instandstellung und Übergabe greifen ineinander. Vermarktung und Kautionsabrechnung laufen unabhängig davon.
Wohnungsabnahmen
Denselben Ablauf führt die Verwaltung in FlatpeX.