Ratgeber / Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Eine Vertretung ist nicht selbstverständlich. Zuerst prüft die Verwaltung das Reglement, weist in der Einladung darauf hin und legt ein Formular bei, mit dem sich später belegen lässt, wer wen vertritt.
Hinweis in der Einladung
Neben Ort, Zeit und Traktanden gehört der Ablauf einer Vertretung in die Einladung. Viele Verwaltungen legen dafür ein Formular bei. Über die Zulässigkeit entscheidet allerdings das Reglement und nicht das Formular.
Vollmachten vor der Versammlung einsammeln
Vollmachten, die erst an der Tür entstehen, fehlen im Quorum, bis sie jemand nachträgt. Werden sie vorher eingesammelt, steht die Zahl der vertretenen Anteile schon vor Beginn fest. Wo die Verwaltung Weisungen zu einzelnen Traktanden zulässt, gehören diese ebenfalls dazu.
- Prüfung im Reglement, ob eine Vertretung zulässig ist
- Hinweis und Formular in der Einladung
- Erfassung der Vollmachten vor der Sitzung
- Weisungen zu einzelnen Traktanden, wo die Verwaltung sie zulässt
- Vertretene Stimmen in der Anwesenheit mitgezählt
Grenzen der elektronischen Bestätigung
Eine Bestätigung am Bildschirm ist keine qualifizierte elektronische Signatur, und sie ersetzt auch keine Form, die das Gesetz an anderer Stelle verlangt. Ob das Verfahren zulässig ist, ergibt sich aus Reglement und Recht.
Im Programm
FlatpeX im Ablauf
Die Eigentümerschaft kann die Vollmacht über den Link aus der Einladung vorab erteilen. Das ist eine einfache elektronische Bestätigung, eine qualifizierte Signatur bewirbt FlatpeX nicht. Vor der Versammlung ist sichtbar, wie viele Anteile vertreten sind.
Häufige Fragen
Muss jeder Eigentümer eine Vollmacht nutzen?
Nein. Bei persönlicher Teilnahme gilt die Person als anwesend. Eine Vollmacht ist nur bei einer Vertretung nötig, und auch dann nur, soweit das Reglement sie zulässt.
Ist eine digitale Vollmacht eine qualifizierte Signatur?
In der Regel nicht. Die meisten Verfahren arbeiten mit einer einfachen elektronischen Bestätigung, und das ist etwas anderes.
Zählt die Vollmacht fürs Quorum?
Vertretene Stimmen gehören zur Anwesenheit, sobald die Vollmacht erfasst ist. Welche Mehrheit danach nötig ist, richtet sich nach Traktandum und Recht.
Weiter im Ratgeber
Einladung und Traktanden zur Eigentümerversammlung
Ort, Zeit, Traktanden, Beilagen und der Hinweis zur Vertretung gehören in die Einladung. Die Vorlaufzeit ergibt sich aus dem Reglement.
Quorum in der Eigentümerversammlung
Die Beschlussfähigkeit ergibt sich aus Anwesenheit und Stimmrechten. Die nötige Mehrheit für einen Beschluss ist eine zweite Frage.
Abstimmungen in der Eigentümerversammlung erfassen
Stimmverhalten, Anteil und Ergebnis gehören nachvollziehbar ins Protokoll. Ob eine Stimmabgabe aus der Ferne zulässig ist, steht im Reglement.
Versammlungen
Denselben Ablauf führt die Verwaltung in FlatpeX.